Vor einem Jahr organisierte ich die erste “Online Marketing Lounge”. Diese fand anlässlich der Messe in Düsseldorf statt, genauso wie unsere bisher letzte Veranstaltung vor einer Woche. Dazwischen veranstalteten wir bereits vier weitere in Berlin. In den letzten zwölf Monaten habe ich einige Erfahrungen mit unseren sechs Events gesammelt.
Die Teilnehmeranzahl hat sich im Laufe des vergangenen Jahres fast vervierfacht. Wir haben verschiedene Locations und Finanzierungsmodelle getestet, Beleuchtung und Musikprogramm variiert, mit Gästelisten und Ticketsystem gearbeitet. Jede Veranstaltung war ein hartes Stück Arbeit. Ecato ist wie gesagt keine Eventagentur. Eine konkrete Gewinnerzielungsabsicht haben wir mit den Veranstaltungen auch nicht. Vielmehr dienen sie dem Selbstzweck und bringen uns regelmäßig ins Gespräch.
Durch die angenommenen Ausmaße werden wir immer wieder vor neue Herausforderungen gestellt. Leider haben wir gleichzeitig persönlich immer weniger von unseren Veranstaltungen. So habe ich in Düsseldorf die eine Hälfte des Abends damit verbracht Nervensägen ohne Tickets abzuwimmeln und die andere Hälfte versucht dem selbsternannten DJ beizubringen, welches Musikkonzept wir wie vereinbart verfolgen wollen – letzteres leider ohne Erfolg. So blieb mir am Ende kaum Zeit mit Bekannten zu sprechen und den Abend zu genießen.
Das Ticketsystem hat sich hingegen letztlich als hilfreich erwiesen. Im Gegensatz zum Einlass über Gästelisten, kann man so nämlich Leute ohne Ticket schon von den Türstehern abblitzen lassen. Das hat nach etwas Anlaufzeit dann auch in Düsseldorf geklappt und für etwas mehr Ruhe sowie einen schnelleren Einlass gesorgt. Für die, die sich trotz gebetsartig wiederholten Anmeldehinweisen nicht entscheiden konnten oder es irgendwie nicht geschafft haben einen Platz zu sichern, kann man einfach bei der Größe der Events kein Verständnis mehr haben.
Wir verdienen mit den Veranstaltungen gemessen am Aufwand und den sonstigen Kosten nichts. Wer 49,98 EUR inkl. Ust. für einen Abend lang in Düsseldorf für viel hält, kennt die Preise nicht. Die Getränke- und Essenspauschale pro Gast hat den Ticketpreis maßgeblich diktiert. Wer erst um elf oder gar nicht kommt, ist selbst schuld und hat das Angebot nicht verstanden. Wir sind auch kein Verband oder Millionenkonzern, können also keine großen finanziellen Risiken eingehen. Alles in allem war der Ticketpreis also sehr fair und überzeugte durch ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis.
In Berlin sind die Preise und Bedingungen insgesamt moderater, so dass man mit einem Bruchteil des Budgets von Düsseldorf vergleichbar große Veranstaltungen organisieren kann. Hier haben wir daher bisher immer die Finanzierung über Sponsoren bevorzugt. Das hat auch gut funktioniert. Dennoch muss immer wieder um Budgets geworben werden. Gerade wenn andere Repräsentationskosten wie für Messen und Kongresse weiter wuchern, ist es gar nicht so einfach Sponsorengelder zu gewinnen.
Ob nun aber mit Eintrittspreis oder für die Gäste kostenlos, die “Online Marketing Lounge” ist nichts für solche, die sich sinnlos und möglichst auf Kosten Anderer betrinken wollen. Auch “zum Durchfeiern” ist unsere Veranstaltungsreihe nicht die richtige. Beides wäre auch unangebracht, da die Lounges unter der Woche stattfinden. Die meisten müssen also am Tag danach wieder früh zur Arbeit oder im Falle der Düsseldorfer Events sogar wieder auf die Messe. Zudem hat man es auch meist mit Geschäftspartnern zu tun, wobei man doch noch etwas auf sein Benehmen achten sollte.
Auch der Versuch dem regelmäßigen Wunsch insbesondere weiblicher Gäste nach mehr “Partystimmung” nachzukommen, ist in der Masse nicht angekommen. Bei der letzten Lounge in Berlin hatte ein professioneller DJ aufgelegt und im Verlauf des Abends die Musiklautstärke sowie den -takt erhöht. Daraufhin wurde nur vereinzelt getanzt. Die Masse der Gäste hat die lautere Musik jedoch bei ihren Gesprächen gestört. In Düsseldorf hingegen wurde unser mehrfacher Wunsch nach leiser Hintergrundmusik seitens des Clubs leider schlichtweg ignoriert. Letztlich muss man also, wenn man in einen Club geht am besten jemanden mitbringen, der die gewünschte Musik spielt. Bei typischen Bars und Restaurants sollte das Einspielen von Hintergrundmusik durch die Location kein Problem sein. Solche Veranstaltungsorte sind jedoch meist nicht für mehr als dreihundert Gäste geeignet.
Die Beleuchtung hat bisher kaum eine Rolle für die Laune der Gäste gespielt. Von der einfachen gedimmten Raumbeleuchtung bis zur Lasershow war alles dabei. In Düsseldorf gab es sogar einen vergleichbar zum Tageslicht hellen Abschnitt. Dieser war jedoch insgesamt am wenigsten besucht. Am besten ist wohl eine unauffällige Abendbeleuchtung. Ansonsten kommen prungvollere Locations insgesamt am besten an. Wenn diese also entsprechend stilvoll sind, kommen die meisten Gäste noch lieber.
Eine insgesamt optimale Location haben wir noch nicht gefunden. Wichtig ist hier, dass der Einlass sinnvoll organisiert werden kann, also möglichst nicht direkt im Veranstaltungsraum. Auch die Größe und Anordnung der Bar ist besonders wichtig. Optimal wäre wohl, wenn diese von allen Seiten erreichbar in der Mitte eines großen Raumes läge und es jeweils genug Abstand zu den Wänden gäbe. Die Toiletten sollten möglichst nicht auch in der Nähe des Eingangsbereichs liegen. Im schlimmsten Fall staut sich alles zwischen Eingang, Bar und Toiletten.
Die Treiber der Lounges sind insgesamt immer die Leute und Gespräche. Deshalb versuchen wir immer eine vorab einsehbare Gästeliste anzubieten. Beim Ticketverkauf zur Messe ist das jedoch nicht möglich, da viele Tickets zum spontanen Vergeben gekauft werden. Hier sind dann die als Sponsoren genannten Großabnehmer ein wichtiger Hauptanzugspunkt.
Alles in allem haben mir persönlich unsere ersten, noch deutlich kleineren “Online Marketing Lounges” am besten gefallen. Denn hier hatte ich noch mehr Zeit, die Veranstaltungen selbst zum Unterhalten zu nutzen. Im “familiäreren Kreis” hat man auch kaum Ärger mit ungebetenen Gästen. In diesem Sinne wird eine der nächsten Lounges wohl mal wieder eine bewusst kleinere werden, wobei nur ein ausgewählter Kreis eingeladen wird. Für das nächste Jahr werden wir dann insgesamt noch weiter im Voraus planen und längerfristige Partner suchen, um den Stress weiter zu reduzieren.
Soweit zu meinem persönlichen Rückblick. Meinungen, Anregungen und Kooperationsangebote sind wie immer willkommen!
