Arbeitsmotivation mal anders: In fünf Schritten zu einem besseren Arbeitsalltag

Nachdem ich mich in meinem Blog desöfteren schon mit der Mitarbeitermotivation beschäftigt habe, schwenke ich nun mal um zur eigenen Arbeitsmotivation. Gerade als Selbstständiger muss man sich immer wieder motivieren und disziplinieren, um die eigenen Ziele zu erreichen. Das beginnt mit dem täglichen Blick ins meist überfüllte Email-Postfach.

Wer von Euch kennt das nicht? Über Wochen, Monate oder gar Jahre füllt sich der Posteingang im Emailprogramm kontinuierlich mit unerledigten Nachrichten. Über die Zeit sammeln sich so zunächst dutzende, dann hunderte und irgendwann sogar tausende Emails. Jeder Blick ins Postfach wird zum Graus. Die Motivation sinkt angesichts der scheinbar nie endenden Arbeit. Doch es gibt einen Ausweg. Nach nun beinahe sechs Jahren Selbstständigkeit konnte ich dem endlich ein Ende setzen.

Ein unglaublich befreiendes Gefühl: Endlich ein leerer Posteingang.

Inspiriert durch meine Gründerkollegen Remo Uherek und Christoph Magnussen, die schon länger die Prinzipien von “Inbox Zero” und “Getting things done” predigen, ergriff ich bei einem neuen Projekt die Chance bei Null zu beginnen – mit Erfolg! Von den ersten Erfolgsmomenten motiviert, griff ich kürzlich auch bei meinem Ecato-Postfach und heute beim seit Jahren vernachlässigten privaten Emailkonto durch.

Schritt 1: Vergangenes archivieren

Ganz ehrlich: Alle Emails, die älter als drei Monate oder ein halbes Jahr sind, fässt man eh nie wieder an. Nicht nur, dass sich das Meiste wohl mittlerweile auf anderem Wege erledigt hat. Was so lange lag, kann auch nicht wirklich wichtig sein. Und erst nach Monaten jemandem zu antworten, macht ebenso wenig Sinn. Jede Email einzeln zu prüfen und hunderte oder tausende zu sortieren, wäre Zeitverschwendung. Also habe ich alle Emails, die vor diesem Jahr eingingen, archiviert. Entweder man legt dazu einen Ordner an oder nutzt vorhandene, wie im Thunderbird. Hierzu noch ein Tipp: zur leichteren Durchsuchbarkeit sollte man auf jegliche Unterordner verzichten. Dass Thunderbird eigenständig für jedes Jahr einen Archivordner erstellt, kann man ebenfalls mit ein paar Klicks unterdrücken.

Schritt 2: Ordner zur Arbeitsorganisation anlegen

Bisher hatte ich unzählige thematische Ordner, in die ich meine Emails akribisch sortiert habe. Keine Ahnung, wie es dazu kam, aber einen Sinn macht das aus heutiger Sicht nicht mehr. Nicht nur, dass man ständig am Schieben ist, die Struktuierung nach Themengebieten hilft einem auch nicht bei der Arbeitsorganisation. Im Moment brauche ich nur noch drei Ordner: “Erledigen”, “Später” und “Wartend”. Nachdem ich mich lange gegen Google-Mail gesträubt habe, war der Neubeginn auch Anlass mich damit näher zu beschäftigen. Wer die Abhängigkeit von Google nicht scheut, sollte ernsthaft über einen Wechsel nachdenken. Gerade für diese Arbeitsmethode ist das Labelprinzip von “Gmail” bestens geeignet, da hier die Kennzeichnungen und Ordner verschmilzen und man so keine getrennten Ordner mehr braucht. So können Emails im Posteingang markiert und ganz einfach mit einem Mausklick verschoben werden. Ein echter Zugewinn an Produktivität.

Schritt 3: Tägliche Abarbeitung routinieren

Die noch verbliebenen und neu hinzukommenden Emails können nun nach einem einfachen System abgearbeitet werden. Beim Blick in den Posteingang geht es dann um die Priorisierung. Alles, was man innerhalb von wenigen Minuten klären kann, sollte man beantworten. Dinge, die längere Zeit beanspruchen, aber zeitnah zu erledigen sind, kommen in den gleichnamigen Ordner. Diesen sollte man ein- bis zweimal täglich abarbeiten. Emails, bei denen man noch von der Rückmeldung eines Dritten abhängig ist, kommen in “Wartend”, damit man ein- bis zweimal pro Woche nachfassen kann. Die Nachrichten, die keiner unmittelbarer Handlung bedürfen oder weniger wichtig sind, kommen in den Ordner “Später”, den man ein-, zweimal monatlich sichten sollte. Jede Email, die man bearbeitet hat, kommt per Knopfdruck ins Archiv. Der Rest kann ohne Umwege in den Papierkorb. Um die Löscharbeiten so gering wie möglich zu halten, sollte man die Spamfilter schulen und sich von allen unnützen Newslettern abmelden.

Schritt 4: Multitasking vergessen und fokussieren

In jedem Fall sollte man sich zwingen, nicht ständig auf neue Emails zu warten. Um Aufgaben effektiv erledigen zu können, sollte man alle Störquellen soweit wie möglich abstellen. Ein ständig um Aufmerksamkeit werbendes Emailprogramm gehört dazu. Es genügt, wenn man ein- bis zweimal pro Stunde in den Posteingang schaut. So gewinnt man Zeit, um sich auf Wichtigeres zu konzentrieren. Niemand kann erwarten, dass man Emails innerhalb von Minuten beantwortet. Es handelt sich schließlich weiterhin um Briefverkehr, wenn auch virtuell. Eine Beantwortung innerhalb von ein bis zwei Tagen muss reichen. Anderenfalls hat das Gegenüber das falsche Medium gewählt. Wirklich Dringendes sollte man auch heute persönlich durch den Griff zum Telefonhörer oder einen Gang zum Kollegen klären.

Schritt 5: Tagesziele definieren und nicht ablenken lassen

Endlich wieder wissen, was man geschafft hat: Tagesziele setzen und konzentriert abarbeiten.

Wenn man sich täglich vor der Arbeit bis zu fünf Aufgaben notiert, die man an diesem Tag in jedem Fall schaffen will oder muss, ist man schon ein ganzes Stück produktiver. Auch wenn es nicht gleich in einem Zencover Notizbuch sein muss, das Notieren hilft einem den roten Faden zu behalten und sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. In den konzentrierten Arbeitsphasen sollte man sich zudem nicht von Anderem ablenken lassen. Hierbei hilft die Ein-Fenster-Philosophie: an mehr als einer Sache kann man eh nicht gleichzeitig konzentriert arbeiten, demnach braucht man in der Regel auch nur ein Programmfenster dazu. Am besten arbeitet es sich sogar im Vollbildmodus, denn die unzähligen Menüs und Icons helfen einem dabei kaum weiter. Der Vorteil an dieser Methode: Am Ende des Tages weiß man, was man geschafft hat. Selbst, wenn dies nicht mehr als zuvor sein mag, wird es einem bewusster. Das ist ein gutes Gefühl. Ist der Posteingang leer, das Tagesgeschäft erledigt und die Ziele abgehakt, kann man beruhigt und zufrieden in den Feierabend gehen.

Nach welchem Schema arbeitet Ihr und wie sind Eure Erfahrungen damit? Wie viele unbearbeitete Emails liegen gerade in Eurem Postfach und wann hattet Ihr das letzte Mal das Gefühl, alles Nötige erledigt zu haben? Ich freue mich auf Eure Kommentare!